Ab Juli 2022 gibt es keinen „gelben Zettel“ für Krankschreibungen mehr

2019 hat der Bundestag das Gesetz zur Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) beschlossen. Arbeitsunfähigkeitsdaten sollen künftig digital angefordert werden können. Mit der Neuregelung soll unnötige Bürokratie abgebaut werden. Zudem wird damit Konflikten zur Frage, ob der Arbeitnehmer die AU dem Arbeitgeber rechtzeitig vorgelegt hat, vorgebeugt. Allerdings bedeutet die Einführung der eAU auch, dass Arbeitgeber prüfen müssen, ob sie ihre Prozesse rund um die Bearbeitung einer Krankmeldung ändern müssen. Dazu gehört auch die Frage, ob ihr Abrechnungsprogramm dafür ausreicht.

Ursprünglich sollte mit der Einführung der eAU bereits am 01. Januar 2021 begonnen werden. Aufgrund von Verzögerungen bei der technischen Umsetzung durch Arztpraxen und Krankenkassen und wegen der Mehrbelastung des Gesundheitssystems durch die Corona-Pandemie wurde der Start der Umstellung auf den 1. Oktober 2021 verschoben.

Was Arbeitgeber und gesetzlich versicherte Arbeitnehmer durch die Änderung jetzt beachten müssen:

Abrufverfahren

Ab Herbst 2021 wird der „gelbe Zettel“ in Papierform – die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – stufenweise abgeschafft. Dazu werden die Arztpraxen ab 1. Oktober 2021 die eAU direkt an die Krankenkassen der Arbeitnehmer übermitteln. Ab 1. Juli 2022 sollen die Krankenkassen die eAU dann auch direkt an den Arbeitgeber weiterleiten. Dadurch entfällt für Arbeitnehmer das Verschicken der beiden Ausdrucke an die eigene Krankenkasse und an den Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber wird nach der Umstellung digital über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit seiner Arbeitnehmer informiert und darüber wann die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ausläuft. Die Krankenversicherungen sollen diese Daten für den Arbeitgeber zum Abruf bereitstellen.

Meldepflicht

Dies entbindet Arbeitnehmer jedoch nicht von ihrer Pflicht, sich im Krankheitsfall beim Arbeitgeber krankzumelden. Es entfällt lediglich die Vorlagepflicht der bisherigen AU in Papierform. Bis zur vollständigen Umstellung 2022 bleibt es allerdings noch dabei, dass Arbeitnehmer eine vom behandelnden Arzt ausgestellte Bescheinigung beim Arbeitgeber abgeben müssen.

Prozesse prüfen

Für Arbeitgeber bedeutet die Neuerung, dass sie ihren bisherigen Prozess bei Krankschreibungen neu gestalten müssen. Sie müssen, sofern sie von der Krankmeldung ihres gesetzlich versicherten Arbeitnehmers Kenntnis erlangen, proaktiv die von der jeweiligen Krankenkasse bereitgestellten Daten abrufen. In der Regel wird dies mit dem eigenen Entgeltabrechnungsprogramm erfolgen. Arbeitgeber sollten hierbei prüfen, ob ihr Entgeltabrechnungsprogramm Schnittstellen zu den verschiedenen Rechenzentren der Sozialversicherungen, Krankenkassen, Rentenversicherung und der Arbeitsagentur aufweist, um die Übermittlung der Daten so einfach wie möglich zu gestalten.

Damit ist es aber nicht getan: Auch beauftragte Steuerberater und dienstleistende Rechenzentren müssen sicherstellen, dass sie alle Informationen von ihrem Mandanten erhalten, wer sich krankgemeldet hat und wer davon länger als drei Tage krank sein wird. Abhängig davon müssen dann die Daten bei der jeweiligen Krankenkasse abgerufen werden.

Zudem gilt die Neuregelung nur für gesetzlich Versicherte, nicht für privat versicherte Arbeitnehmer.

Minijobber

Besonderheiten gelten zudem bei geringfügig Beschäftigten (Minijobbern). Denn deren Meldungen und Beitragsnachweise müssen nicht an die jeweilige Krankenkasse, sondern an die Minijob-Zentrale gesendet werden. Oftmals ist dem Arbeitgeber die Krankenkasse seiner Aushilfe gar nicht bekannt. Aber auch für diese Arbeitnehmer werden die Daten der Arbeitsunfähigkeit zukünftig bei ihrer Krankenkasse liegen.

Im Krankheitsfall übermittelt die Minijob-Zentrale dann der gesetzlichen Krankenversicherung des geringfügig Beschäftigten eine Kopie der Meldung an den Träger der Sozialversicherung. Daher ist künftig im Meldeverfahren auch für gesetzlich versicherte geringfügig Beschäftigte die Krankenkasse anzugeben. Sie muss entsprechend bei der Einstellung beim Minijobber abgefragt werden.

Im Fall einer ärztlich festgestellten Arbeitsunfähigkeit übermittelt die gesetzliche Krankenkasse die eAU-Daten an die Minijob-Zentrale. Nach der Meldung des Arbeitnehmers an seinen Arbeitgeber kann dieser die Daten bei der Minijob-Zentrale abrufen.

Fazit

Arbeitgeber sollten sich schon jetzt damit befassen, ob durch die Einführung der eAU für sie Handlungsbedarf besteht. Im Ergebnis sollte der Aufwand durch den Wegfall der manuellen Bearbeitung und der Übermittlung von AUs in Papierform für sie geringer werden. Streitigkeiten über die rechtzeitige Vorlage der AU beim Arbeitgeber sind damit passé.

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